Planując sprzedaż lokalu mieszkalnego sprzedający powinien zgromadzić odpowiednie dokumenty warunkujące prawidłowość transakcji.
Ich zakres zależy od okoliczności danego przypadku, np. w sytuacji sprzedaży spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, które jest ograniczonym prawem rzeczowym, a nie prawem własności, należy zebrać inne dokumenty niż przy sprzedaży prawa własności do lokalu, dodatkowe dokumenty są wymagane gdy sprzedający nabył prawo do lokalu w trybie spadkobrania i nie doszło do wpisu nowego właściciela – spadkobiercy do księgi wieczystej prowadzonej dla lokalu. Wreszcie dokumenty różnią się przy sprzedaży na rynku pierwotnym, kiedy sprzedającym jest deweloper oraz przy sprzedaży na rynku wtórym dokonywanej pomiędzy osobami fizycznymi.
Największa potrzeba konsultacji prawnej zachodzi w ostatnim przypadku – sprzedaży lokalu w obrocie wtórnym, kiedy sprzedającym jest osoba fizyczna i zastanawia się jak prawidłowo przygotować się do transakcji sprzedaży.
W przypadku zamiaru sprzedaży lokalu mieszkalnego, niezależnie od tego czy sprzedającemu przysługuje do lokalu tytuł własności czy spółdzielcze prawo do lokalu, konieczne jest wykazanie podstawy prawnej nabycia lokalu. W tym celu sprzedający powinien dysponować umową nabycia prawa do lokalu – aktem notarialnym oraz jeśli taka była zawarta – umową przedwstępną poprzedzającą nabycie prawa do lokalu – w formie aktu notarialnego lub w formie pisemnej.
Jeżeli nabycie praw do lokalu nastąpiło poprzez spadkobranie majątku spadkowego, w skład którego wchodzi prawo do lokalu (lub ewentualnie poprzez spadkobranie indywidualnie oznaczonego lokalu w trybie zapisu windykacyjnego zawartego w testamencie notarialnym), a nie nastąpiło wpisanie sprzedającego jako właściciela tego lokalu do księgi wieczystej – należy przedstawić odpis postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku przez sprzedającego. Ważne, aby wskazane postanowienie było prawomocne, a jego prawomocność została stwierdzona przez sąd na odpisie wydanego postanowienia (o co należy wystąpić do sądu). Alternatywą do postanowienia spadkowego przy stwierdzeniu nabycia spadku jest akt poświadczenia dziedziczenia przeprowadzony pomiędzy wszystkimi spadkobiercami przed notariuszem w formie aktu notarialnego. Wówczas należy dysponować wypisem takiego aktu poświadczenia dziedziczenia.
Jeżeli do transakcji sprzedaży przystępują wszyscy spadkobiercy lub spadkobiercą całości praw spadkowych jest tylko jedna osoba, wówczas osoby te mogą przystąpić do sprzedaży praw do lokalu bez dodatkowych potwierdzeń dla wykazania, że nabyli prawo do danego lokalu. Jeśli jednak tyko niektórzy ze spadkobierców zamierzają ten lokal sprzedać – wówczas konieczne stanie się przeprowadzenie postępowania o dział spadku pomiędzy spadkobiercami. Takie postępowanie można przeprowadzić ugodowo przed notariuszem lub w trybie postępowania nieprocesowego przed sądem.
W sytuacji nabycia praw do spadku koniecznym staje się okazanie zaświadczenia wydanego przez Naczelnika właściwego urzędu skarbowego o zgłoszeniu nabycia spadku oraz o uiszczeniu w całości podatku od spadku przez spadkobiercę, czyli sprzedającego.
Jeżeli nabycie praw do lokalu nastąpiło na podstawie darowizny, pomijając szczegóły związane z uwarunkowaniami umowy darowizny, potrzebne jest, dla celów sprzedaży lokalu także zaświadczenie Naczelnika właściwego urzędu skarbowego (właściwego ze względu na miejsce położenia lokalu) o uiszczeniu w całości podatku od darowizny lub o przedawnieniu zobowiązania z tytułu tego podatku ewentualnie stwierdzające, że nabycie zwolnione było z podatku od spadków i darowizn.
Przydatnym staje się zaświadczenie o braku zaległości w opłacie podatku od nieruchomości lub opłaty z tytułu użytkowania wieczystego gruntu (w odpowiednim udziale przypadającym na lokal).
Jeśli z lokalem związany był udział w użytkowaniu wieczystym gruntu, przy umowie sprzedaży należy okazać zaświadczenie z właściwego urzędu dzielnicy/gminy o przekształceniu tego prawa w prawo własności zgodnie z ustawą z dnia 20 lipca 2018 roku o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego gruntów zabudowanych na cele mieszkaniowe w prawo własności tych gruntów. Takie zaświadczenie potwierdzające przekształcenie użytkowania wieczystego stanowi podstawę ujawnienia prawa własności gruntu w księdze wieczystej oraz ewidencji gruntów i budynków. Właściwy organ wydaje wskazane zaświadczenie na wniosek właściciela lokalu w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
Na potrzeby sprzedaży sprzedający powinien dysponować zaświadczeniem z akt ewidencji ludności o ilości osób zameldowanych, ewentualnie o braku osób zameldowanych w lokalu.
Dla wykazania braku zaległości obciążających lokal z tytułu opłat eksploatacyjnych, konieczne staje się pobranie odpowiedniego zaświadczenia ze wspólnoty mieszkaniowej lub ze spółdzielni o braku takich zaległości.
Gdy sprzedający zamierza sprzedać spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu powinien ze spółdzielni pobrać zaświadczenie na potrzeby sprzedaży lokalu z informacjami o statusie prawnym nieruchomości gruntowej na której znajduje się budynek, pokryciu wymaganego wkładu budowlanego, stanie rozliczeń za lokal, okoliczności nałożonego zakazu zbywania prawa do lokalu lub prowadzenia wobec niego postępowania egzekucyjnego, możliwości założenia księgi wieczystej jeżeli do tej pory prawo do lokalu nie zostało wpisane do odrębnej księgi wieczystej.
Kolejnym zaświadczeniem wymaganym przez notariuszy przy sporządzaniu aktów notarialnych umów sprzedaży jest zaświadczenie w przedmiocie położenia nieruchomości lokalowej w obrębie położonym w całości lub w części w obszarze zdegradowanym, obszarze rewitalizacji lub w Specjalnej Strefie Rewitalizacji w rozumieniu ustawy z dnia 9.10.2015 r. o rewitalizacji, która weszła w życie z dniem 18.11.2015 r. Przy czym o wydanie takiego zaświadczenia do urzędu miasta lub gminy może wystąpić każdy zainteresowany, nie tylko właściciel nieruchomości.
Każda sytuacja ponadstandardowa, szczególna wymaga przedłożenia dodatkowych dokumentów warunkujących prawidłowość transakcji sprzedaży. Dla przykładu jeśli sprzedającymi są małżonkowie, których łączy umowny ustrój majątkowy (a nie ustawowy ustrój wspólności majątkowej małżeńskiej), dla prawidłowości transakcji sprzedaży powinni przedstawić wypis aktu notarialnego zawarcia takiej umowy majątkowej małżeńskiej.
Jeśli istnieją rozbieżności pomiędzy wpisem w księdze wieczystej a ewidencją gruntów i budynków, wiążące są dane z ewidencji – na przykład rozbieżności w opisie nieruchomości w dziale I-O księgi wieczystej. Jeśli w księdze wieczystej znajdują się oczywiste błędy, np. w zapisie nazwiska właściciela lub imion, należy taką rozbieżność usunąć poprzez wykazanie odpisami lub zaświadczeniami z akt stanu cywilnego odpowiedniego następstwa prawnego i prawidłowej pisowni imienia lub nazwiska. Taka potrzeba zaistnieje także wówczas gdy w księdze wieczystej zostało wpisane nazwisko panieńskie właścicielki, a w czasie sprzedaży właścicielka nosi nazwisko zmienione w wyniku zawarcia związku małżeńskiego.
